Lors de votre première utilisation, une fiche entreprise et un compte collaborateur correspondants aux informations fournies lors de l’inscription, sont créés par défaut. Ce compte dispose de toutes les autorisations pour gérer la base (groupe administrateur). Pour que d’autres collaborateurs puissent utiliser Bob, il est maintenant nécessaire de créer leurs comptes d’accès et de leur attribuer un groupe d’autorisations.
Ajoutez vos collaborateurs
Commencez par créer les comptes de vos collaborateurs. Sur votre bureau Bob, entrez dans les paramètres 
,
sélectionnez entreprise et collaborateurs, puis 
remplissez l’onglet informations générales.
Dans le champ initiales, vous pouvez mettre un code employé, que vous retrouverez sur les différentes fiches remplies par cette personne. L’identifiant et le mot de passe sont ceux que vous voulez utiliser pour qu’il se connecte sur Bob booking.
Vous pouvez changer votre propre identifiant et votre mot de passe : cliquez sur votre fiche, choisissez Modifier et cochez changer l’identifiant et le mot de passe. Dans l’onglet entreprises vous pourrez affecter un collaborateur à une ou plusieurs entreprises lorsque vous les aurez créées; dans l’onglet Comptes messagerie, créer la ou les adresses mail du collaborateur.
Maintenant passons à l’onglet « groupes » pour paramétrer les autorisations.
Attention, le groupe dans lequel vous placez le collaborateur déterminera les actions qu’il pourra ou ne pourra pas faire sur Bob.
Les groupes vont de l’admin, qui a toutes les permissions de modification et de suppression dans votre base, à l’invité, qui ne peut que consulter la base sans pouvoir en modifier le contenu.
Vous pouvez voir les détails des autorisations de chaque groupe en allant dans la rubrique permission dans les paramètres (voir l’image ci contre).
Vous avez également la possibilité de créer votre propre groupe et d’y attribuer les autorisations et interdictions que vous souhaitez.
Créez votre (vos) entreprise(s) :
Vous pouvez créer une (ou plusieurs) autres entreprises en cliquant sur nouvelle entreprise.
En double cliquant sur votre entreprise, parcourez les onglets, vérifiez et remplissez scrupuleusement les informations, elles sont indispensables car elles se retrouveront entre autres sur vos factures et vos contrats!
A savoir :
En souscrivant à Bob, vous avez défini un certain nombre d’accès simultanés. Cette notion est indépendante du nombre de collaborateurs référencés. Vous pouvez ainsi créer 10 comptes collaborateurs même si vous ne disposez que de 4 accès simultanés.
Si 4 utilisateurs sont déjà connectés à la base, un 5ème collaborateur n’y aura momentanément pas accès.
