Généralités
Il y a deux types de factures : celles qui sont liées à un contrat, et les factures isolées (non liées à un contrat, comme une facture de frais de port d’envoi promotionnel par exemple).
Configuration du modèle :
Pour établir une facture, vous devez avoir configuré le numéro de référence de la facture (voir le dernier paragraphe de cette fiche pour plus d’informations)
Vous pouvez configurer l’entête et le pied de page de la facture en allant dans les paramètrages du menu admin & prod / modifier votre entreprise / onglet Préférences facture. Choisissez le modèle de facture que vous voulez modifier et rajoutez les informations.
N’oubliez pas de régler la marge en fonction de la taille de votre entête afin que l’entête ne chevauche pas le haut de la facture.
La facture consécutive à un contrat :
Une fois le contrat rédigé, cliquez sur l’icône suivante pour accéder à la facture.
Vous pouvez modifier certaines informations directement sur la facture (les informations modifiables sont précédées d’un point bleu).
Pour générer une référence, il faut cliquer sur en attente.
Il y a autant de facture que de lignes de règlement créées dans le contrat. Pour faire défiler les factures, utilisez la barre d’outils en haut à gauche de la facture.
Pour imprimer la facture cliquez sur 
pour générer le PDF. Vous aurez la possibilité d’envoyer la facture par email.
la date qui se mettra sur la facture (Fait à …, le … ) sera celle du jour où la facture a été référencée, et si elle n’a pas été référencée, ce sera la date à laquelle est est générée au format pdf.
La facture isolée :
1/ Allez sur l’onglet facturation de la structure, et cliquez sur 
.
2/ Sur le formulaire de facture, remplissez les informations manquantes.
Cliquez sur 
pour rajouter une ligne de facturation.
Les informations qui concernent votre entreprise (adresse, numéro de licence, coordonnées bancaires etc) proviennent de la fiche de votre entreprise. Pour compléter / modifier ces infos, allez dans les paramètrages du menu admin & prod / entreprise et collaborateurs / double clic sur l’entreprise concernée. Remplissez les onglets informations générales et l’onglet administration.
La référence de la facture ne peut être posée qu’une fois que le formulaire est enregistré
3/ Cliquez sur enregistrer la facture
4/ Pour générer une référence, il faut cliquer sur en attente.
Modifiez certaines informations si nécessaire et cliquez sur pour générer un pdf que vous pourrez envoyer par email et/ou imprimer.
Créer une nouvelle facture (ou un avoir) lié au contrat modification du contrat (maj décembre 2015) :
Le contrat fait et les factures créées sur une date, vous pouvez rattacher une nouvelle facture à un contrat existant. (facture dite complémentaire) :
Dans l’onglet facture de la fiche de l’organisateur, créez une nouvelle facture (voir ci dessus), et choisissez dans le menu déroulant de la relier au contrat par sa référence.
Cette facture sera alors comptabilisée dans le montant total du contrat sans que votre contrat ou le montant de votre date aient été modifiés.
Si vous cochez la case avoir, cela créera une facture d’avoir, dont le montant sera soustrait au total des autres factures de ce contrat.
Le suivi :
Dans l’onglet facturation de la structure, ou depuis le bouton factures du menu admin, vous pouvez effectuer le suivi.
- Double cliquez sur une facture pour la visualiser
- cliquez sur la case envoyé ou payé de la facture pour changer son statut
- Lorsque la facture est notée comme payée, le montant restant dû passe à 0 et la somme passe dans la colonne montant payé
- Le bouton
vous permet d’afficher le total du et le restant à payer des factures. - En utilisant le bouton de recherches dans le récapitulatif des factures, vous pourrez calculer les montants dus et payés concernant un artiste ou une période en particulier.
- Vous avez la possibilité de noter un encaissement partiel d’une facture dans Bob en allant dans l’onglet facturation et en cliquant sur le montant dû. Vous pourrez alors noter la somme, la date de paiement et le moyen de paiement utilisé pour effectuer ce paiement partiel.
- Une fois qu’une facture est éditée en pdf, ce pdf est enregistré dans les documents de Bob et dans les documents de la fiche de la structure.