Faire une fusion de données massive

Le principe :

Contrairement à la fusion manuelle, la fusion massive consiste à fusionner des contacts de manière automatique et à grande échelle.
Cette opération est irréversible.

Si vous souhaitez procéder à une fusion contact par contact et pouvoir gérer les informations que vous souhaitez conserver, cliquez ici pour voir comment procéder

La fusion de contacts consiste à obtenir un seul contact à partir de plusieurs doublons. Lors de la fusion de contacts, Bob fait une archive de chaque contact, qui est consultable dans l’onglet Archives de la fiche issue de la fusion.

warning.png Cette archive ne sert qu’à la consultation. Une fois deux structures fusionnées, Bob ne peut plus les recréer dans leur état antérieur. Donc soyez très attentifs aux structures que vous fusionnez, et aux informations que vous choisissez de ne pas conserver !

Constituer la liste des éléments à fusionner

icone ok Cette étape consiste à vérifier que les fiches que vous allez fusionner sont bien des doublons. Des « faux doublons » ont pu se glisser dans cette liste, assurez vous bien que vous n’allez pas supprimer de contacts que vous ne souhaitez pas.

Inspecter un cas de doublon

Cliquez sur le bouton bt-nouvelle-fenetre pour voir les structures en doublon.
En survolant avec votre souris le bt-info en haut à gauche, vous verrez les informations en commun dans ces fiches.
icone ok.jpg Cliquez ici pour voir l’article concernant la fusion de deux fiches.

Ajouter un cas de doublon dans cette liste

Si vous souhaitez ajouter un cas de doublon que Bob n’aurait pas repéré, vous avez plusieurs possibilités :

  • Depuis la liste des doublons, cliquez sur Déclarer un doublon et cliquez successivement sur les deux structures à déclarer
  • Depuis une fiche structure, dans l’onglet Dédoublonnage , cliquez sur le bouton pour déclarer un doublon, et recherchez la fiche qui est un doublon
  • En mode liste, sélectionnez plusieurs contacts en conservant appuyée la touche Ctrl (pour les PC) ou  cmd  (pour les mac) , puis faites clic droit / déclarer un doublon

Les doublons déclarés de cette manière auront le statut Manuel dans la liste des cas de doublons

Retirer un cas de doublon de cette liste

Dans la liste des cas de doublons, cliquez sur la flèche rouge située sur la droite pour déclarer que les fiches en question ne sont pas des doublons.

Choisir sa stratégie de fusion

icone ok Cette étape consiste à indiquer à Bob, lors de la fusion entre plusieurs fiches, quelle est la fiche dont il faudra garder toutes les informations et quelle est la fiche dont certaines informations sont susceptibles d’être effacées.

Le contact de référence:

Le but de cette opération va être de déterminer pour chaque cas de doublon, quel est le contact de référence.

Ce choix est déterminant : lorsque Bob va fusionner deux fiches et qu’il trouvera des informations contradictoires, il conservera l’information contenue dans le contact de référence, et supprimera l’information contenue dans le doublon.

Par contre, si le contact de référence contient un champ vide et que le doublon a une info, cette info sera conservée.

Comment ça marche

Cliquez sur le bouton bt smart fusion.png en haut à droite de la liste des doublons. Un écran va apparaitre, dans lequel vous allez pouvoir choisir les critères qui vont déterminer quel est le contact de référence pour chaque cas de doublon rencontré.

Vous allez pouvoir

  • cocher les critères que vous voulez activer
  • les mettre dans l’ordre de votre choix en glissant le plus important en haut de la liste

Une fois la fusion massive lancée, Bob va procéder à cette opération, qui peut prendre entre 15 minutes et plusieurs heures selon le volume de contacts à traiter.

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