Le lexique Bob booking

Certains termes utilisés dans Bob booking correspondent à des réalités spécifiques de l’application.
Vous les rencontrerez fréquemment. Pour éviter d’éventuelles ambiguïtés, en voici la liste

• Fichier

Dans Bob booking , désigne votre fichier professionnel saisi, téléchargé ou importé.
Vos entreprises et collaborateurs, artistes et spectacles ne font pas partie du « fichier à importer».

• Contact

C’est une personne physique présente dans le fichier.
Les contacts sont associés à une ou plusieurs structures ou sont des personnes indépendantes qui sont alors affichées au niveau de la structure.
Attention : On ne peut pas tagger les personnes, les tags concernent la structure.bt struc

Pour voir en liste les contacts cliquez sur l’îcone pour voir en liste les structures (affichage par défaut) bt struc

• Structure

Toute organisation, personne morale, et faisant partie du fichier.

Affichage mode structure : bt struc

Par ex : une association, un festival, une institution.
Bob booking est centré autour de la fiche structure. (correspondances, dates, contrats, factures, gestion des salles etc..)

• Personne isolée

Une personne indépendante (un journaliste free-lance) et sans lien avec une structure, on peut toutefois l’associer dans les contacts d’une structure.
Par ex : un journaliste free-lance, un adhérent…

• Fiche

C’est une structure avec ses collaborateurs ou une personne / contact isolée ou indépendante.
Le mode « fiche » permet d’afficher dans un onglet toutes les informations concernat la structure, les tag, les personnes associées à la structure
Le mode « fiche » s’oppose au mode « liste » qui ne propose pour chaque contact que ses informations principales. Pour passer de l’un à l’autre, utilisez le bouton mode ficheliste

• Tag

Le tag est un qualificatif que vous pouvez donner à une structure.

Il peut s’agir d’une catégorie (disque, média, etc), d’un genre (jazz, reggae), d’un réseau (Fédurok, Actes If) ou d’un mot clé (que vous pouvez vous même choisir pour désigner une catégorie de structures, comme « clients 2008 » ou « incrits newsletter » par exemple).
Plusieurs tags peuvent qualifier une même structure.

• Sélection

C’est une sélection que vous faites vous même.
Vous pouvez y ajouter des structures et des personnes librement en faisant glisser les fiches des contacts dans la sélection, et les en enlever à votre gré.
La fiche ne sera ni déplacée ni requalifiée. Il s’agit juste de pouvoir accéder rapidement à une liste que vous aurez créée et qui vous est utile dans votre travail.
Il peut s’agir par exemple des prospects pour un artiste ou des structures avec lesquelles vous travaillez régulièrement.

• Correspondance

Regroupe tous les modes d’échange d’information entre vous et les structures ou contacts, que ce soit par mail, téléphone, fax, etc.

• Artiste

Personne morale, entité artistique.
Ce n’est pas un individu mais l’ensemble des personnes qui composent le groupe.
Par exemple, les Beatles, ou Michael Jackson

• Spectacle

Formule caractérisée par une équipe, un prix, un type de contrat…
Il peut porter le nom de la tournée (This is it) d’un disque (Dark side of the moon) ou d’une formule (Keith Jarrett trio).
Un artiste peut avoir plusieurs spectacles, de même qu’un spectacle peut mettre en jeu plusieurs artistes, en particulier dans le cadre d’un plateau.

• Requête

Ce sont les résultats d’une recherche que vous souhaitez sauvegarder.
Par exemple la liste de tous les théâtres en Poitou Charentes.
A l’inverse de la sélection, vous ne pouvez pas rajouter ou retirer d’éléments de cette liste, mais si vous rajoutez dans votre base une structure qui correspond aux critères de cette requête, elle viendra s’y ajouter automatiquement.

• Importer

Action de créer une nouvelle fiche dans Bob à partir d’un fichier Excel.
Pour pouvoir importer une nouvelle fiche, il faut utiliser le gabarit prévu à cet effet.
Pour télécharger le gabarit Excel et importer des fiches, cliquez sur l’icône import situé sur la barre d’outils.
Tous les champs correspondent à des rubriques dans Bob.
Attention de bien respecter les consignes situées dans le manuel se trouvant en première page du fichier Excel.

• Exporter

Copier des informations sur un fichier Excel ou PDF, selon le type de document exporté.
Il peut s’agir d’une facture ou d’un contrat, ou des résultats d’une recherche par exemple ou le fichier Bob.

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