La gestion de projets

Principe général

La gestion de projets se décompose en 2 grandes fonctionnalités :

la constitution et le suivi de portefeuilles de prospection pour chaque projet

des vues synthétiques sur l’ensemble des informations de prospection et de diffusion

1 . Le paramétrage des tournées

Les tournées correspondent aux différentes périodes de diffusion d’un spectacle.
Il n’est pas obligatoire de les renseigner, en particulier dans le cas de spectacles disponibles en permanence. Dans ce cas, la période de diffusion sera par défaut « illimitée ».

Pour définir des périodes de tournée :

  1. menu Gestion de projets > sous menu « Paramétrages » > Artistes et Projets > choisir l’artiste concerné
  2. Depuis l’onglet « Projets », éditer un projet (double clic ou bouton « M »)
  3. Dans l’onglet période, créer ou modifier une période en indiquant son nom (festivals d’été …) et les dates de début et de fin de période, puis valider.
  4. Vous pouvez également créer des tags spécifiques sur chaque projet, qui apporteront d’autres infos : « vu à Avignon », « vu au MaMA 2016 », etc

2 . Constitution d’un portefeuille de prospection

Les portefeuilles de prospection se renseignent depuis une recherche, une sélection, une fiche contact ou un dossier commercial

  1. Depuis une sélection ou une recherche, clic droit > « Ajouter aux portefeuilles, puis cocher la ou les tournées concernées
  2. Depuis une fiche contact : onglet suivi commercial, bouton « Ajouter », puis cocher la ou les tournées concernées
  3. Depuis le dossier commercial : lorsqu’un dossier est ouvert, dans les correspondances d’une structure, cocher dans la partie droite la ou les tournées concernées. Des dossiers reliés à une tournée peuvent également être créés au vol lors de la création d’une date.

Par ailleurs, lorsqu’une date est posée pour un contact, celui-ci intègre automatiquement le portefeuille de prospection du projet correspondant.

3 . Suivi des portefeuilles de prospection

Il s’effectue dans les onglets « Suivi commercial », présents dans les fiches contacts et les fiches des projets.

Voici les différentes possibilités offertes :

  1. Les Statuts commerciaux : 4 statuts sont disponibles par défaut :
    • A contacter
       Représenté par un ? C’est le statut par défaut, présent lorsqu’un contact intègre un portefeuille
    • intérêt, option, confirmé
       Ces statuts se posent automatiquement lorsqu’une date est créée, en reprenant le statut de celle-ci
    • abandon
      D’autres statuts peuvent être créés dans les paramétrages de la gestion de projets, en choisissant les intitulés et les couleurs.
      Par exemple prospect possible ou probable
  2. Les Tags
    Pour ajouter un tag spécifique au projet, cliquer dans la case et choisissez le ou les tags souhaités
  3. Les dossiers commerciaux :
    Si un ou plusieurs dossiers commerciaux sont liés au contact et à la tournée, ils apparaissent dans la colonne « Dossier », ou vous pouvez les consulter ou les compléter

4 . Statistiques globales d’activité

Bob rassemble l’ensemble des données commerciales disponibles dans la base, pour présenter des diagrammes de synthèse

Accès : menu «Gestion de projets » > sous-menu « Statistiques d’activité ».

  1. Évolution du ficher
    Présente l’évolution sur plusieurs mois de 4 indicateurs d’activité. Au survol, le détail.
  2. Top 10
    Les scores les plus hauts sur les artistes et projets.
    Le chiffre d’affaire confirmé est issu des contrats. Le chiffres optionné est issu des dates, pour celles dont le contrat n’a pas été édité
  3. Bilan & Perspectives
    Sur 18 mois, de M-6 à M+12, le nombre global de dates validées et optionnées
  4. Passé / à venir
    Pour le passé, affichage du nombre de dates + CA contacté
    Pour l’avenir : dates validées + CA contracté (issu des contrats) et CA optionné (issu des dates dont le contrat n’a pas été édité)

5- Statistiques des projets

Pour chaque projet, des diagrammes sur les ventes et l’état de la prospection.

–  accès  à l’écran général : menu «Gestion de projets » > sous-menu « Projets ».
accès à la fiche d’une projet : sur le widget d’un projet,

Depuis le menu Booking & Diffusion > sous-menu « Projets » > double-cliquer ou bouton «M » > onglet «Gestion de projets »

  1. Bilan & Perspectives
    Sur 18 mois, de M-6 à M+12, le nombre de dates validées et optionnées.
  2. État du portefeuille de prospection
    les parts respectives des statuts de prospection.

Attention : ce camembert concerne bien les structures du portefeuille. Si plusieurs dates sont posées sur une même structure, celle-ci n’apparaitra qu’une seule fois

Note : au clic sur un des éléments graphiques, un écran liste les structures ou les dates concernées.

Vous pouvez :

• mettre certains de ses projets en favori en cliquant sur l’icône avec un coeur pour qu’ils apparaissent toujours en début de liste des projets affichés.

• Trier par période pour n’afficher que les statistiques sur une période sélectionnée.

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