Configuration du module administration

Pour pouvoir éditer des contrats et des factures, il y a un certain nombre de configurations indispensables au bon fonctionnement de ce module:

Configuration des infos de votre entreprise :

 

Tout d’abord, si ce n’est pas encore fait, bien remplir les informations concernant votre entreprise (adresses, coordonnées bancaires etc) situées dans les paramètrages du menu Collaboration / menu entreprise et collaborateurs / cliquez sur votre entreprise / onglets informations générales et informations administratives. Ce sont des éléments qui iront alimenter automatiquement les informations du pré-contrat, du contrat et de la facture.

Configuration du pré contrat :

Vous pouvez configurer l’email qui est envoyé à l’organisateur et l’entête de la fiche qu’il va remplir.
Cliquez ici pour voir la fiche d’aide concernée

Configuration du modèle de contrat :

Cliquez ici pour voir la fiche d’aide concernée

Configuration du numéro de série :

Général

Pour configurer, allez dans les paramètrages du menu collaboration  / menu entreprise et collaborateurs / cliquez sur votre entreprise / onglet préférences devis, contrat ou facture, selon ce que vous souhaitez régler. Dans le champ Numéro de série, inscrivez le dernier numéro de série de votre contrat ou votre facture. Ainsi, lorsque vous créerez le prochain document, il prendra le numéro suivant.

Utiliser un masque

Le masque est une suite de caractères qui incluent le numéro de série, que l’on peut intégrer dans la référence.

  • Il est composé de lettres ou de chiffres.
  • Le nombre de caractères que vous mettez dans cette case détermine la longueur du masque
  • Les derniers caractères seront automatiquement remplacés par le numéro de série

Par exemple, ci dessous, la prochaine référence sera FRAN17.

Le nombre à 2 chiffres remplacera les 2 derniers caractères du masque

 

 

Dans cet autre exemple, la prochaine référence comportera FR006.

Le chiffre du numéro de série remplace le dernier caractère du masque.

Choisir les éléments qui vont constituer la référence

Pour définir les éléments qui composeront voter facture, Cliquez sur le bouton  bt modifier.jpg

ec construction num serie.jpg

Vous aurez un tableau avec dans la colonne de gauche les éléments susceptibles de composer votre numéro de contrat ou de facture. Double cliquez sur un élément pour le passer dans la colonne de droite. Pour enlever un élément de la colonne de droite double cliquez dessus pour le remettre dans celle de gauche.

L’élément Choix libre créera un ? dans votre référence de contrat ou facture, que vous devrez remplacer par le caractère de votre choix.

L’élément N°_de_série générera un numéro de série automatiquement en fonction du dernier qui a été rentré. La série part à partir du numéro que vous avez défini

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