Les correspondances

video-icon Un tuto vidéo sur les correspondances existe, cliquez ici pour l’afficher

Généralités

Nous appelons « correspondance » tous les échanges avec un contact (mails courrier, fax, rendez vous, appel téléphonique etc)

L’objectif des correspondances est double :

  • Avoir sur la fiche structure l’ensemble des échanges passés avec les personnes travaillant ou ayant travaillé dans cette structure
  • Pouvoir créer des relances, afin que Bob vous rappelle en temps et en heure les tâches que vous vous êtes programmées

Créer une correspondance

Allez sur la structure associée à la correspondance, et dans l’onglet Correspondances, cliquez sur

  • Par défaut, vous êtes l’expéditeur de la correspondance, le dossier par défaut est sélectionné, et la correspondance est à la date du jour
  • Dans le champ Destinataire, choisissez à quel contact de la structure la correspondance est destinée
  • Dans le champ Objet choisir le sujet de la correspondance
  • Dans le champ Mode, choisir le type de correspondance. Si vous choisissez Courrier ou Email, vous passerez ensuite à l’étape de rédaction
  • Cocher Fait s’il s’agit d’une correspondance que vous êtes en train de faire ou que vous venez de réaliser.
  • Cocher la case Prioritaire aura pour effet de placer un drapeau rouge à côté de votre correspondance pour en souligner l’importance
  • Enregistrez

Créer une relance

  • Faites comme décrit ci dessus, sans cochez  la case Fait.
    La correspondance sera considérée comme une relance et apparaitra sur votre bureau
  • Si la relance est à faire pour une date ultérieure, lorsque vous créez votre relance, remplacez la date du jour par la date à laquelle cette relance doit être faite dans le champ Date

icone ok.jpg Vos relances apparaissent sur votre bureau Bob.
Par défaut, Bob affiche vos relances en retard et celles à faire dans les 15 prochains jours, par ordre chronologique

  • Une fois que la relance est traitée, avec le clic droit > marquer comme fait sur cette relance, elle n’apparaitra plus sur le bureau, mais restera dans l’onglet correspondances de la fiche structure, comme une correspondance faite
  • Si vous travaillez à plusieurs sur Bob, vous pouvez attribuer une correspondance à un de vos collaborateurs en modifiant l’expéditeur. Cette relance arrivera alors sur son bureau

Les formules types

Les formules types sont destinées à être insérées dans vos mails ou vos courriers. (signature ou autre type de texte préformaté que vous utilisez souvent dans vos correspondances).

formule type

Rendez vous dans les paramètres du menu Contacts puis dans la rubrique formules types.

Créer une nouvelle formule, vous pouvez y insérer une image , changer la police et la couleur grâce à la barre d’outils d’éditeur de texte.

Ainsi, lorsque vous rédigerez un mail, cliquez sur le bouton Insérer une formule type et choisissez celles(s) que vous voulez insérer.

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