Les documents

Organisation

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On trouve des dossiers qu’on ne peut donc pas supprimer :

  • le dossier administration, où vont se ranger automatiquement les contrats et les factures
  • le dossier système où on vont se ranger automatiquement les documents envoyés en pièce jointe, les exports réalisés, et bientôt les fichiers html des campagnes envoyées
  • Les dossiers Régie et Communication, où vous allez pouvoir ranger les documents qui se rapportent à ces éléments

Un dossier Utilisateur a été créé, dans lequel vous allez pouvoir créer votre propre arborescence, pour classer vos fichiers comme vous le souhaitez

Les dossiers Types contiennent les documents d’un même type (dans le dossier image vous trouverez toutes les images qui se trouvent dans l’ensemble de vos documents etc)

Les dossiers Artistes et les sous dossiers projets dans lesquels vont se placer automatiquement les documents que vous avez associé à tel projet.

Ajouter un document ou un dossier

Pour ajouter un document dans un dossier, cliquez sur le dossier dans lequel il faut insérer le document, cliquez sur le bouton bt ajout document.jpg , et choisissez le type de document :

  • Choisissez fichier pour insérer un fichier situé sur votre ordinateur
  • Choisissez URL pour ajouter une adresse internet
  • Choisissez document physique pour un document non électronique (un dvd par exemple)
Vous devez préciser de quel type de document il s’agit (image, video etc), et lui donner un nom. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi lui donner une référence, et ajouter une description.
bt tips.jpg Vous pouvez lier le document à une fiche contact ou à un projet pour qu’il apparaisse sur la fiche de cette structure ou du projet dans l’onglet « documents »
Pour créer un nouveau dossier, faites un clic droit sur le dossier dans lequel le dossier que vous créez va se trouver, et cliquez sur insérer un dossier, puis donnez lui un nom.

Ouvrir, partager, lier un document

Avec le clic droit sur un document, vous pouvez

  • le lier à une structure ou un projet qui se trouve dans votre base
  • le télécharger pour le consulter ou l’enregistrer sur votre ordinateur
  • Créer un lien pour que ce fichier soit consultable par une personne n’ayant pas Bob Booking (clic droit / partager ce document en dehors de Bob). L’application vous donnera alors un URL que vous pourrez communiquer à une personne pour qu’elle puisse accéder à ce fichier
  • l’ouvrir dans un nouvel onglet (uniquement pour les fichiers de type txt, image, pdf, html) pour les visionner sans avoir à les télécharger

L’onglet documents de la fiche contact

  • Vous ne trouvez dans l’onglet documents d’un contact que les documents qui sont liés à ce contact.
  • Pour voir tous les documents contenus dans un dossier, qu’ils soient liés à un contact en particulier ou non, vous devez aller dans le menu documents depuis le menu de gauche bt documents menu gauche.png
  • Si vous insérez un document depuis l’onglet documents de la fiche contact, ce document sera automatiquement lié à ce contact

Généralités

  • Vous pouvez copier ou déplacer un document d’un dossier dans l’autre en le déplaçant.
    L’application vous donnera alors le choix entre la copie ou le déplacement du document.
  • Vous pouvez lier un document à une structure ou un projet en faisant un clic droit / lier. Sur une fiche structure ou un projet, seuls les documents liés à cette entité seront visibles.
  • En cliquant sur un document, un panneau sur le côté droit va s’ouvrir, d’où vous pourrez assigner un tag, une description, ou une référence à ce document, et voir à quelle structure ou projet il est lié
  • Un document peut se trouver dans plusieurs endroits.
    Par exemple dans le dossier que vous avez créé, dans le dossier courrier sortant car il a déjà été en pièce jointe dans une correspondance, et dans le dossier image car c’est un document de type image.
  • Vous pouvez tagger un document (ces tags peuvent être créés dans les paramètres / documents / tags)
    • Attention, les fichiers ne sont pas limités en nombre mais sont limités en taille, le fichier à insérer ne doit pas dépasser les 5Mo

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