Les emails entrants

Consultez les emails entrants en cliquant sur le bouton bt_nb_mails.jpg situé en haut à gauche de la page.
Le nombre affiché correspond au nombre d’emails non lus.

1 . Lire un email

Cliquez sur un email de la liste pour afficher son contenu dans la zone inférieure.
L’email aura alors pour statut lu (vous pouvez faire un clic droit / marquer comme non lu dans la liste si vous souhaitez le remettre comme non lu).
Vous pouvez afficher l’email dans un nouvel onglet en cliquant sur ic nouvel onglet.jpg .
Tout email arrivant dans Bob est considéré comme non lu, que vous l’ayiez auparavant ouvert dans votre boite de réception ou non

2 . Attribuer un email

L’icône ic contact email ok.jpgemail attrib automatique.jpgic email non attrib.jpg correspond au statut de l’attribution de cet email. L’attribution est une action importante car il s’agit de relier les emails entrants aux bons contacts de votre base. Pour changer un statut, cliquez sur l’icône. Voici les 3 statuts existants :

Cet email n’est pour l’instant attribué à aucun contact.

Il peut y avoir deux raisons à cela :

• soit l’email de l’expéditeur n’est pas répertorié dans votre base, et vous devez créer un nouveau contact ou l’attribuer à un contact qui n’a pas encore d’email

• soit cet email correspond à plusieurs contacts de votre base et vous devez choisir auquel attribuer cette correspondance. Dans ces deux cas, cliquez sur ic email non attrib.jpg pour choisir l’action à faire.

Cet email a été attribué automatiquement, car il correspond à un seul contact de votre base. La personne et la structure à qui cet email a été attribué apparaissent dans la deuxième colonne contact attribution auto.jpg Vous pouvez annuler cette attribution en cliquant sur email attrib automatique.jpg . Vous pouvez aussi confirmer manuellement cette attribution avec le clic droit dans la liste, et le passer en statut confirmé.

Ce contact a été attribué manuellement par vous ou un de vos collaborateurs. La personne et la structure à qui cet email a été attribué apparaissent à côté de la date de réception email attribue contact.jpgVous pouvez changer ce statut en cliquant sur l’icône.

3 . Les autres actions

Plusieurs actions sont disponibles soit au clic droit dans la liste des emails entrants, soit dans la barre d’outil de l’email  toolbar email entrant.jpg (répondre, transférer, supprimer, changer le statut de l’attribution, afficher l’email dans un nouvel onglet).

A noter que les fonctions répondre et transférer ne sont pas disponibles pour les emails qui ne sont pas attribués (ic email non attrib.jpg ).

Lorsque vous supprimez un email de Bob, il disparaîtra de l’application, mais sera toujours dans votre boite de réception habituelle.

Lorsque vous affichez l’email dans un nouvel onglet, vous pouvez les faire défiler l’un après l’autre  . Lorsqu’un email est affiché, il est marqué comme Lu dans la boite de réception Bob.


Cette barre d’outil vous sert à faire une recherche dans vos messages. Vous pouvez écrire dans le premier champ de recherche toute ou partie du nom d’une personne, d’une structure, le contenu ou l’objet d’un email.
Les autres boutons vous servent à chercher par statut d’attribution, par collaborateur, par date de l’email, afficher uniquement les emails non lus, ou ceux contenant une pièce jointe.

4 . A savoir

Les emails apparaissent aussi dans l’onglet correspondance de la fiche contact avec une flèche verte () pour signaler que ce sont des emails entrants.

En les ouvrant, vous pourrez les transférer ou y répondre.
Par défaut, chaque email entrant est attribué au collaborateur qui l’a importé et est placé dans le dossier par défaut de la structure, mais vous pouvez changer ces données en cliquant sur le bouton d’attribution

Si vous voyez l’icone icone emails arrives.jpg clignoter, c’est que Bob est en train de chercher s’il y a des nouveaux emails à récupérer

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