Générer les écritures comptables

Bob Booking propose de générer automatiquement les écritures comptables correspondant à vos factures (compta générale et analytique), et de les exporter en fichier csv.
Il vous suffira ensuite d’importer ce fichier, sans modification, dans votre logiciel de comptabilité.
Cette fonctionnalité a été réalisé en co-production avec W Spectacles et Robin Production.

Paramétrages

L’ensemble des éléments à paramétrer se situe dans le module Administration & Production, dans le sous menu « Paramétrages »

1- Préférences générales

Vous déclenchez ici la génération des écritures comptables et plus généralement l’affichage dans toute l’application des éléments de compta.
Cochez « Je souhaite générer et exporter mes écritures comptables », puis décidez d’y adjoindre ou non vos codes analytiques.

Les « choix d’organisation pour le fichier export » dépendent des caractéristiques demandées par votre logiciel de comptabilité.
Choisissez les sur les 3 lignes illustrées par des exemples.

En fonction de ces choix, vous pouvez maintenant exclure des colonnes dont vous n’avez pas besoin. Par exemple « Journal » si celui-ci est déjà renseigné par votre logiciel de compta.

Et aussi, ordonnez les colonnes comme vous le souhaitez, en glissant les barres au bon endroit .

2- Comptes de comptabilité générale

Indiquez ici les différents comptes utilisés. Pour chacun, saisissez le Libellé et le n° de compte tels qu’ils figurent dans votre plan comptable. Ils peuvent être de 4 ordres.  :
– Ventes, comptes 7… Vous pouvez indiquer un ou plusieurs comptes de ventes
– Clients, compte 411… Ici, indiquez uniquement le compte client général (4110000 ?)
– TVA, comptes 48… Indiquez les différents comptes de TVA que vous êtes susceptible d’utiliser (réduit, normal, etc)
– Acompte, compte 419…  A priori, vous n’avez qu’un compte unique à saisir

3- Comptes de comptabilité analytique

2 catégories automatiques sont proposées : Artistes et projets. Vous pouvez les utiliser ou les décocher. Vous pouvez aussi créer autant d’autres catégories que vous le souhaitez.
Sur cet écran, vous pouvez aussi saisir les différents codes pour chaque catégorie.
S’il vous en manque, vous aurez aussi la possibilité de les saisir en situation, sur les formulaires de contrats et de factures.

Pensez-également à préciser pour chaque catégorie si la saisie du code est obligatoire ou non lors de l’établissement des contrats et des factures.

4- Administration >> Taux de TVA

Ici, reportez les compte de TVA que vous avez précédemment créés

Infos préalables

Avant de pouvoir générer les écritures comptables, il est nécessaire de renseigner quelques informations.

1- Codes clients

Chaque structure que vous facturez sera repérée dans votre logiciel de comptabilité au moyen de son code client.
– Allez sur la fiche de la structure concernée
– cliquez M  pour éditer les informations
– onglet « Administratif » > Code Client
– Si la facture est déjà référencée en compta, reportez son code, sinon créez-le.
Vous pouvez également saisir un code client en situation, sur les formulaires de contrats et de factures.

2- établissement des contrats

Dans les formulaires de contrat, chaque ligne de facturation doit mentionner le compte de vente correspondant (les autres comptes se renseignent automatiquement)

Si vous avez intégré la compta analytique, les rubriques correspondantes vous sont proposées.

Export automatique

L’export s’effectue depuis le menu Administration & Production, sous-menu « Factures »

  1. avec la recherche (bouton loupe), sélectionner les factures à exporter.
  2. cliquer sur le bouton Sage  (Exporter les écritures comptables)
  3. Bob génère d’une part un fichier csv, et d’autre part vous indique les factures qui n’ont pas pu être exportées.
    Parmi les raisons de l’absence d »export :
    – le contrat ne comporte pas de code compte de vente
    – la facture n’est pas référencée manque
    – le code client n’a pas été renseigné
  4. Les lignes de facture exportées sont maintenant notifiées « exportée ». Elles ne pourront pas être exportées à nouveau, afin de ne pas créer de double écriture qui fausserait votre comptabilité.
    Le fichier csv doit donc être utilisé dans votre logiciel comptable, car les écritures qu’il comporte ne pourront pas être générées à nouveau.

Voici ce à quoi peut ressembler l’export csv :

capture-decran-2017-05-15-a-18-10-54

guillaume has written 108 articles