Importer vos fichiers

Préambule:

Cela peut s’avérer long si vous avez de nombreux contacts mais plus vous passerez de temps à remplir votre tableau, moins vous aurez à retoucher les fiches dans l’application. De plus, si vous ne transférez pas toutes les informations que vous avez dans Bob Booking vous allez commencer à travailler avec un fichier incomplet, votre base sera pauvre et vous n’exploiterez qu’un faible pourcentage des possibilités de l’application. Nous vous conseillons donc de commencer en ne rentrant que 50 contacts, afin de vérifier que vous rentrez les données de manière correcte, et pour que vous visualisiez de quelle manière les informations que vous rentrez apparaissent dans l’application. Attention ! Ne modifiez pas la structure (onglets, colonnes) du fichier Excel. Il est important que le fichier garde sa forme originale afin que l’importation fonctionne correctement.

  • Sauvegardez votre fichier à chaque étape de sa préparation. N’hésitez pas à faire des copies successives : fichier1, fichier, etc afin de pouvoir revenir en arrière si vous avez par mégarde fait une mauvaise manipulation.
  • Votre fichier comporte peut-être des informations obsolètes, ou des rubriques pas ou très peu renseignées. C’est le moment de faire le ménage !

1 – Enregistrez le gabarit Excel de Bob Booking

Vous devez télécharger le modèle d’import de Bob Booking que vous devrez remplir. Vous pouvez le télécharger en cliquant sur le bouton d’import situé dans l’onglet contacts.

bt import excel.jpg

Dans l’écran qui s’ouvre, cliquez surCliquez ici pour télécharger le modèle d’import. Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur

2 – Préparez votre (vos) fichier(s)

Si votre fichier est dans un format autre qu’ Excel, exportez-le sous ce format.
Si une des colonnes de votre fichier correspond à plusieurs dans Bob, créez ces colonnes dans votre fichier, puis répartissez les infos, jusqu’à vider votre colonne de départ.
Ensuite, dédoublonnez : triez votre fichier par nom de structure, et supprimez les lignes intempestives.

excel  hint

Pour certaines colonnes du fichier import, des commentaires explicatifs ont été intégrés. Vous y accédez en survolant l’en-tête de la colonne. Lisez-les attentivement avant de commencer l’importation

Entrer des structures : remplissez une ligne par structure. Le seul champ obligatoire est le champ Raison sociale. Remplissez le fichier Excel avec toutes les informations que vous avez afin de ne pas perdre d’information de votre fichier d’origine lors de son import dans Bob (les informations ne correspondant pas aux champs de Bob peuvent être entrées en commentaire ou en tag). Pour chaque structure, vous pouvez mettre jusqu’à 3 personnes liées en remplissant les colonnes Personne 1, personnes 2 et Personne 3 dans la même ligne que la structure. Si des structures ont plus de 3 personnes liées, recopiez toutes les informations de la structures dans une seconde ligne et ajoutez des personnes dans les colonnes Personne 1, 2 et 3, et recommencez cette opération jusqu’à avoir entré toutes les personnes de cette structure.

Entrer des personnes : Pour entrer des personnes n’appartenant à aucune structure (par exemple un journaliste freelance), remplissez les informations des colonnes Personne 1. La personne apparaitra dans Bob come indépendante (n’appartenant à aucune structure)

La colonne tag est importante, mettez y les tags qui définissent la structure, Vous pouvez mettre plusieurs tags dans cette colonne, en les séparant d’un ‘ ; ‘ par exemple festival;rock;fedurok.

Les tags sont des qualificatifs qui vont caractériser chaque structure. Vous pouvez mettre n’importe quel tag qui vous soit utile pour définir une structure et qui pourront vous servir pour trier vos contacts, que ce soit un type d’activité ou un genre de programmation, par exemple. Dans un second temps vous pourrez associer les tags que vous avez rentré dans votre fichier Excel et les faire correspondre à des tags existants ou que vous aurez créé dans l’application. Donc la liste des tags que vous pouvez rentrer dans cette colonne n’est pas exhaustive. 

bt tips.jpg Concernant les tags, voici une formule excel qui pourra vous faire gagner du temps selon la manière dont votre fichier est construit. Elle est évidemment à adapter selon l’emplacement de vos colonnes. Si vous avez l’activité de la structure en colonne A, le réseau en colonne B et le genre de programmation en colonne C, créez une colonne en D dans la quelle vous mettez la formule    =A1& »; »&B1& »; »C1   ainsi vous obtiendrez par exemple festival;fedurok;metal . Attention aux cellules qui finiront par ; ou ;; qu’il faudra tout de même traiter manuellement. Attention, si vous voulez copier des données provenant de cette colonne il faudra dans le fichier de destination, au lieu de faire clic droit / coller, faire clic droit / collage spécial, et désélectionner la case ‘formule’ afin que seul le texte contenu dans les cellules soit copié.

3 – Migration dans le gabarit Excel « Import »

 Le gabarit d’import des composé de trois onglets. Vous devez remplir le second appelé Contacts. Le troisième onglet est un exemple de fichier correctement rempli, vous ne devez pas y rentrer vos contacts, cela ne sera pas pris en compte lors de l’importation

Copiez l’une après l’autre les colonnes de votre fichier à l’emplacement correspondant dans le fichier nommé import. 
Complétez les colonnes de la colonne Qualifications.
Vous pouvez maintenant utiliser 2 fonctions d’Excel particulièrement utiles :

  • pour trier le fichier en fonction du contenu d’une colonne : filtre automatique (sélectionner la ligne des ‘têtes de colonnes’, puis menu > données > filtre > filtre automatique)
  • pour remplacer toutes les occurrences d’une valeur par une autre : rechercher / remplacer (pomme ou ctrl+F). Veillez à bien choisir la fonction rechercher par colonnes.Consultez les commentaires, à l’en-tête de chaque colonne, et retravaillez éventuellement vos données dans le principe proposé, et vérifiez que toutes vos lignes sont notées de manière identique (par ex, la colonne mois de programmation doit contenir uniquement les valeurs M01, M02 …. M12)

Enfin, revérifiez les contenus de chaque colonne.

4 – Importation dans Bob

Enregistrez le fichier import.xls.
Ouvrez le module d’import depuis l’onglet contacts, et cliquez sur le bouton « choisissez le fichier »
Repérez le fichier import.xls et lancez l’importation.

Si lors de l’importation, certaines données ont été mal formatées  (email comprenant un caractère interdit, période de diffusion du festival au mauvais format, numéro de téléphone trop long, etc.), l’application vous assistera pour modifier ces données avant de lancer l’import. Suivez les instructions et lisez l’aide contextuelle au fur et à mesure des corrections pour terminer la correction et lancer l’importation de votre fichier.

5 – Associez les tags du fichier importé aux tags de Bob

Lorsque vos fiches sont importées, des sélections sont automatiquement créées dans l’application.Elles se trouvent dans l’onglet contacts

ec selections.jpg

Il y a une sélection pour chaque différent tag que vous avez créé dans le fichier Excel, et comprend les structures que vous aurez qualifié avec ce tag. La dernière partie du travail va être de réassocier les tags que vous avez rentré dans le fichier Excel à des tags de l’application, afin que ce tag apparaisse dans le fiche de la structure et que vous puissiez faire des recherches avec ces tags.

Pour chaque sélection, faites un clic droit et choisissez qualifieret ré-associez chacun de vos tags à une (ou plusieurs) catégorie ou sous catégorie existantes dans Bob (voir image ci dessous).

ec tag selection pr import.jpg

Un message confirmera la réussite de l’opération, vous devrez alors supprimer votre sélection en faisant clic droit / supprimer. Le clic droit sur une sélection efface la sélection mais pas les fiches qu’il contient

Notez que vous pouvez créer un nouveau tag en allant dans paramètres  , puis dans le menu qualification. Cliquez ici pour voir la fiche d’aide concernée. Vous pourrez dans ce même menu, masquer une qualification grâce au clic droit afin qu’elle ne vous s

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