Les structures se trouvant dans l’onglet contacts du fichier Excel que vous venez de télécharger ont la même raison sociale que des structures se trouvant sur votre base dans l’application. Afin de disposer d’une base saine et sans doublon, l’application ne permet pas d’importer des doublons. Comparez les structures se trouvant dans votre fichier Excel et celles qui sont dans votre fichier Bob Booking.
On distingue trois cas de figure, voici le traitement à apporter :
- Cette structure est effectivement un doublon, et les informations qui sont dans votre fichier Excel et sur votre base sont les mêmes.
-> supprimez cette ligne du fichier Excel.
- Cette structure est bien un doublon, mais les informations se trouvant dans la fiche sur Bob Booking et celles qui se trouvent sur le fichier Excel se complètent.
-> rentrez dans la fiche structure sur l’application les informations qui manquaient puis supprimez la ligne sur le fichier Excel.
- Cette structure n’est pas un doublon, elle a effectivement le même nom qu’une structure existante dans Bob Booking mais il s’agit d’une structure différente.
-> Il faut changer le nom de ces structures pour pouvoir les différencier. Par exemple, rajoutez le nom de la ville à la suite du nom de la structure, pour changer Mairie en Mairie Bordeaux par exemple.
Une fois le traitement de ces structures terminé, vous pouvez refaire l’import de ce fichier
Si vous avez beaucoup de structures dans ce dernier cas, une formule Excel va vous permettre d’effectuer cette manipulation de façon massive:
- créez une nouvelle colonne en C (cliquez sur le haut de colonne C / insérer une colonne)
- insérez la formule suivante dans cette colonne, sur la ligne correspondant à la première structure à traiter (adaptez dans la formule le numéro de la ligne selon celle où cette structure se trouve) : =B4& » « &G4 . Vous devez voir apparaître le nom de la structure suivi de la ville.
- faites glisser le curseur sur les lignes situées en dessous pour appliquer la formule aux lignes suivantes.
- sélectionnez les cellules que vous venez de créer, faites clic droit / copier , et dans la colonne nom, faites clic droit collage spécial . Dans les options de collage spécial vous allez devoir décocher la case formule afin qu’Excel ne recopie que le texte.
- maintenant que dans la colonne B les noms des structures sont remplacés par les nom des structures suivi du nom de la ville, supprimez la colonne C que vous aviez créée, enregistrez le fichier sur votre ordinateur, et importez-le dans l’application comme vous l’aviez fait avec le fichier excel original.