Les grands principes
Lorsqu’on utilise un Bob mutualisé, il y a des éléments qui vont être communs à tous les utilisateurs, et d’autres dont il va être possible de configurer le partage.
Les éléments en commun :
- la liste des contacts
- les tags
- les newsletters
- les modèles de newsletters
- les crédits d’emailing
- les gabarits et formules type
Les éléments qu’on peut choisir de partager ou non
- les artistes (dates, devis, contrats, factures, calendriers)
- les commentaires des fiches
- les messages et tâches
- les entreprises emettrices
- les adresses mail d’envoi
La configuration des collaborateurs, entreprises et artistes
Comme dit ci dessus, un utilisateur qui n’a pas accès à tel artiste ou telle entreprise ne pourra pas modifier ces infos dans le paramétrage. Il est donc recommandé de commencer par créer un utilisateur fictif qu’on nommera par exemple Super mutu et qui servira uniquement à créer les artistes, les entreprises, les collaborateurs, et à qui on donnera accès à tous ces artistes, entreprises et collaborateurs. Ainsi, lorsqu’il y aura des choses à changer dans le paramétrage, on le fera depuis ce compte. Vous devez le créer en plus de votre propre compte. Cliquez ici pour voir comment créer un collaborateur .
Une fois que vous avez créé cet utilisateur, déconnectez vous en cliquant en haut à droite sur votre nom puis cliquez sur Quitter. Connectez vous avec ce nouveau collaborateur, et
- créez les entreprises (voici comment faire) , vous n’êtes pas obligé de remplir toutes les infos (notamment administratives). Pensez dans l’onglet Collaborateurs à bien laisser Super mutu relié à chaque entreprise
- créez les autres utilisateurs (voici comment faire) en prenant garde de bien relier chaque collaborateur uniquement à la ou les entreprises qui lui correspondent. Vous pouvez mettre le mot de passe de votre choix, les collaborateurs pourront le personnaliser une fois connectés.
- créez les artistes (voici comment faire)
Toujours avec Super mutu, retournez dans le paramétrage du menu Admin et prod et modifiez chaque collaborateur en prenant garde
- de l’associer aux artistes qui lui correspondent dans l’onglet Artistes
- s’il travaille avec d’autres personnes de la mutualisation, aller dans les onglets Partage des correspondances, Partage des commentaires et Partage des notes de suivi et l’associer à ses collègues s’ils souhaitent partager ces infos. L’utilisateur Super mutu doit apparaitre dans chacun de ces trois onglets.
Transmettre les infos
Vous pouvez maintenant transmettre à chaque collaborateur l’url de connexion, ses identifiants et son mot de passe. Voici une suggestion d’email que vous pouvez leur envoyer afin qu’ils terminent la configuration avec leurs infos :
Voici comment vous connecter à Bob Booking : (mettez ici les infos de connexion)
Vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant en haut à droite sur votre nom / Mon compte et en cochant la case pour modifier le mot de passe.
Vous pouvez également compléter les infos de votre entreprise en allant dans le paramétrage du menu Admin et prod , en cliquant sur Entreprises, puis en cliquant sur votre entreprise. Pensez notamment à compléter l’onglet Informations administratives si vous souhaitez faire des devis, contrats ou factures.
Vos artistes se trouvent dans le paramétrage du menu Booking et Diffusion, vous pouvez ajouter ou modifier des projets en cliquant sur le nom de l’artiste dans la liste et en cliquant sur la droite sur le bouton nouveau projet.
Vous pouvez créer vos adresse mail dans l’application, voici comment faire https://aide.bobelweb.eu/bobbooking/configuration-pour-envoyer-des-emails-depuis-bob/
L’utilisation
Il est conseillé d’utiliser le collaborateur Super mutu lorsqu’on veut ajouter des collaborateurs, entreprises ou artistes. Ainsi, ce collaborateur aura une totale visibilité sur la base et sur la configuration. Par contre, pour travailler, vous devez utiliser votre propre compte. En cas de souci, nous avons accès à des outils qui nous permettent de voir quel collaborateur est lié à quel artiste et quelle entreprise et faire des modifications là dessus, donc en cas de souci, merci de contacter la hotline afin de remettre de l’ordre dans le paramétrage.